新型コロナウィルスの世界的流行により、2020年春から働き方が大きく変わりました。リモートワークを取り入れる企業が急増し、在宅で仕事ができるようになった一方で、「押印のために出社をしなければならない」という新しい問題も浮かび上がってきました。いわゆる「ハンコ出社」は、現在も賛否両論で多くの企業がよりよい解決策を模索している状態です。今回はハンコ出社を巡る現状と今後の見通しを解説します。
コロナ禍でリモートワークが導入された結果浮かび上がった問題
2020年3月頃より、コロナウィルス流行拡大の影響でリモートワークを取り入れる企業が増えてきました。ネット環境が整っていれば、長時間かけて通勤することなく、家で仕事をすることができます。「自分のペースで仕事ができるようになった」「通勤時間がなくなった分、身体的な負担が軽くなった」という声があがる一方、「ハンコを押すためだけに出社しなければならない」という新しい問題が出てきました。
現在日本では、契約、役所への提出用など、さまざまな書類に押印が必要です。押印は書類の完全性や信頼度をあげるために必要であり、重要な書類は押印がなければ有効性が認められないものがほとんどです。その一方で、押印が必要ない書類でも、今までの慣例から「押印をしなければならない」とされているものも、多いでしょう。そのため、書類にハンコを押すためだけに感染の危険をおかして出社しなければならないといった事態が起こり、改めて押印の必要性が問われているのです。
電子印鑑のメリット・デメリット
現在、押印の代わりに「電子印鑑」の導入を進めている企業もあります。また、リモートワークが多くの企業で導入されたことをきっかけに、電子印鑑の知名度も高まってきました。電子印鑑はオンライン上で使えるので、実際に押印する必要がありません。リモートワークでも書類を完成させ、役所や取引先にペーパーレスで送付することができます。しかし、その一方で現在のところ電子印鑑は実際の印鑑に比べると、信頼性や信用度はひくくなっています。印鑑には、実印、認印、銀行印などの種類があり、電子印鑑の信頼性や信用度は認印と同等と考えられています。認印は、法的効力こそ実印や銀行印と同じですが、裁判になった場合の証拠能力は実印より低いとされているのです。
電子印鑑も技術の進歩により「公的な書類でも使える法的効力がある印鑑」として認められるようにはなりました。しかし、実印と同等の法的効力を電子印鑑に持たせるには「印鑑登録」のような「電子証明書」が必要になります。この電子証明書を取得するには、電子認証登記所に申請を行わなければなりませんが、証明できる期間は3か月～27か月と限られており、手数料も最低2,500円からとなかなか高額です。また、知名度もまだ低いため、利用にためらっている企業も多いでしょう。
また、電子印鑑はデータが流出すれば、悪意を持った第三者が印鑑を複製し、悪用する可能性もあります。各企業のセキュリティへの対策も重要になってくることでしょう。「印鑑を電子化したいが、情報の流出が怖いので導入をためらっている」という企業も珍しくありません。
少しずつ電子印鑑への置き換えも始まっている
現在のところ、押印を全て一斉に電子化することは不可能です。法的効力があり、信頼性や信用度も高い書類にはどうしても実印の押印が必要になることもあるでしょう。その一方で、「認印でよい書類ならば、電子印鑑に置き換えていこう」という取り組みも始まっています。実際、印鑑の廃止を積極的に取り入れる企業も増えており、2020年9月には、政治家の間でも「印鑑不要論」が盛んに論じられるようになりました。
ですから、2021年になれば、「ハンコ出社」をする機会がぐっと減るかもしれません。そのためには、今まで漫然と押していた「押印」が本当に必要なのかどうか今一度考えることも重要です。そして、認印で十分というものから、電子印鑑へ置き換えていけば、移行もスムーズにいくでしょう。また、電子印鑑は無料のものも数多くありますが、セキュリティがしっかりしていて偽造がしにくいものを選ぶことが大切です。特に、コピーがたやすい単純なものだと、現在は法的効力が認められないものもあるでしょう。よく比較することが重要です。
押印が本当に必要なのか考えて見ることが重要
コロナ禍で押印へのデメリットばかりが話題になりますが、印鑑登録を行った実印を用いるメリットもあります。また、電子印鑑にもオンライン上で使えるメリットがある一方、データが偽造されるデメリットもあるのです。電子印鑑を導入する場合は、導入しても問題ない書類から始め、ていきましょう。また、信頼度の高い書類を作るなら、電子証明書の取得も必要です